Mail Attender Enterprise para Exchange y PST

Mail Attender Enterprise para Exchange y PST

Mail AttenderHerramienta de gestión de almacenamiento centralizada para entornos Exchange y ficheros PST.

Michael Osterman ya decía en su artículo ‘Quantifying e-mail problems’ publicado en NetworkWorldFusion el 19 agosto 2002: “MessageLabs ha encontrado en test recientes que la mitad de los e-mails enviados y recibidos en una empresa suele contener un fichero embebido (attachment). El 5% de dichos attachments son imágenes, y de éstas el 80% no tienen nada que ver con el negocio de la empresa”.

Mail Attender Enterprise para Exchange es una herramienta centralizada de gestión de almacenamiento, contenidos e informes para buzones de correo, carpetas públicas y ficheros PST localizados en las estaciones de trabajo de los usuarios o en el servidor. Gestiona de forma automática los almacenes de información del correo, de forma individual o global, a través de una consola web.

Mail Attender Enterprise es idóneo para resolver problemas de espacio de disco en servidores de correo electrónico Microsoft Exchange. A través de sus políticas de almacenamiento, puede configurar reglas para encontrar correos basadas en criterios como fecha, extensión o tamaño de ficheros adjuntos, palabras clave, etc y ejecutar acciones sobre los elementos encontrados, como borrar documentos que llevan demasiado tiempo en el servidor o aquellos datos adjuntos al correo que cada usuario ha enviado a varios de sus amigos dentro de la empresa, exportar datos adjuntos a un sistema de almacenamiento externo, etc. De la misma forma se pueden configurar politicas con reglas y acciones para ficheros PST que gestionen el contenido, que impidan que estos crezcan por encima de un determinado tamaño o procesar la compactación de estos ficheros de forma automática cuando se supere un determinado umbral de espacio en disco.

Ya sea con Exchange 5.5, Exchange 2000 ó 2003, los componentes de gestión de Mail Attender Enterprise son un equipo perfecto. Su consola de gestión y administración basada en navegador web se usa para crear, editar y distribuir reglas desde cualquier sitio y en cualquier momento. Su motor de procesamiento es el que aplica estas reglas a los buzones de Exchange, las carpetas públicas y los ficheros PST. Mail Attender Enterprise se puede instalar fuera del servidor de correo electrónico y de esta forma mantener limpio ese entorno crítico. Sólo es necesario configurar un perfil de correo electrónico en el ordenador/servidor donde se instale y una cuenta de usuario con privilegios para acceder al servidor de correo Exchange.

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Problemática de los ficheros PST

A medida que crece un fichero .pst, ralentiza el trabajo del usuario, y cuando alcanza un tamaño de 2 GB se corrompe y se pierde su contenido.

Actualmente, no existe un camino para acceder y gestionar de forma centralizada los ficheros .pst y esto puede generar una gran cantidad de problemas como corrupción de ficheros debido a exceso de tamaño o a la imposibilidad de forzar políticas de correo corporativas. Las empresas deben ser capaces de controlar todos los aspectos del correo de los usuarios en cualquier momento.

Con Mail Attender Enterpise, entre otras cosas, podrá :

  • Limitar el tamaño de los archivos PST
  • Compactar archivos .pst
  • Auditar contenidos.
  • Eliminar ficheros obscenos o no relacionados con el negocio.
  • Forzar políticas corporativas de correo y archivado.
  • Recuperar espacio de almacenamiento.
  • Evitar infecciones de virus.

¿Cómo trabaja Mail Attender?

Las reglas se crean a través de la consola web y se distribuyen a los motores de procesamiento que las aplican a los buzones y las carpetas públicas de Exchange y ficheros PST seleccionados de forma programada. Las reglas se pueden asignar a usuarios o grupos específicos, carpetas y servidores. Cada motor de procesamiento se puede instalar en el propio servidor de Exchange o en un servidor remoto, lo que proporciona un entorno no intrusivo que permite gestionar los sistemas de almacenamiento de correo electrónico Exchange desde cualquier punto de la red.

Para que los motores de procesamiento sean capaces de acceder a todos los buzones, deben tener privilegios de administrador de Exchange.

Nueva versión 4 de Mail Attender para Exchange

La característica destacada de la nueva versión 4.0 de Mail Attender es su integración en Directorio Activo. Se pueden realizar consultas sobre objetos habilitados en los buzones y grupos de usuarios, permitiendo que se puedan forzar estas políticas a los usuarios miembros de esos grupos. Los administradores pueden asignar propietarios a los ficheros PST de forma que también se pueden procesar las políticas basadas en los miembros de dichos grupos.

Resumen de las novedades principales:

  • Se integra con Directorio Activo: permite establecer y procesar políticas de usuarios y grupos de forma fácil.
  • Comprueba automáticamente el formato de fecha: facilita el uso para clientes de otras regiones.
  • Opción de Arrastrar y soltar (drag and drop): permite copiar/mover reglas y acciones facilitando la administración y configuración.
  • Muestra un listado de servidores Exchange: mejora la configuración y administración de las reglas por servidor.

Nuevas características de la integración con Directorio Activo:

  • Realiza consultas al Directorio Activo por recursos de buzones utilizando la información de configuración de Exchange o bien por usuarios de Directorio Activo.
  • Permite asignar como propietario de un buzón o fichero PST un usuario de Directorio Activo.
  • Realiza consultas al Directorio Activo por la estructura del grupo de almacenamiento basado en de buzones de correo o en la modificación del propietario de los mismos.
  • Durante el procesamiento de reglas puede consultar al Directorio Activo mediante el uso de palabras claves que identifican el buzón que está siendo procesado o por el propietario asignado al almacén.

Otras novedades:

  • Puede almacenar valores personalizados por el administrador por cada uno de los buzones, PST o capetas públicas. Estos valores se pueden asignar desde la consola o como acciones de una regla.
  • Tanto la consola como el servicio determinan de forma automática el formato de fecha a usar cuando se accede a la base de datos MAE.
  • El tamaño de buzones o ficheros PST se actualiza ahora de forma automática en la consola después de la ejecución de una regla.
  • Actualización a la ultima versión de .NET ( v2.0 ).

Mejoras de la consola:

  • Nuevo diseño de la consola de administración.
  • Notificaciones de alertas preactivas que permiten que el usuario conozca cuando sucede un error que de otra forma pasaría inadvertido.
  • Los ítems de la consola se pueden cortar/pegar o arrastrar y soltar.
  • Posibilidad de agregar, editar y quitar parámetros definidos para los buzones, ficheros PST y carpetas publicas.
  • Nueva pantalla que muestra el estado y la configuración de la base de datos MAE para una mejor administración.
  • Permite crear perfiles de Outlook directamente desde la consola de administración para cualquier buzón o archivo PST.
  • Nuevas condiciones que posibilitan la comprobación de un parámetro durante el proceso de una regla.
  • Comprobación del límite de cuota mediante un porcentaje de capacidad del buzón.
  • Chequeo previo de las categorías de los mensajes.
  • La forma de gestionar la opción de búsqueda inversa (NOT) tanto por dirección como por nombre de fichero adjunto ha cambiado. Si se añaden múltiples entradas se comprueba todas, pero no deben de cumplirse a la vez para que se ejecuten las acciones.

Nuevas acciones:

  • Agregar, borrar, crear, incrementar y decrementar los valores personalizados a través de las acciones.
  • Posibilidad de sincronizar los contenidos de las carpetas dentro del mismo almacén o entre diferentes almacenes.
  • Agregar o eliminar categorías de los mensajes.
  • Nueva acción que permite detener la ejecución de una regla para evitar que continúe el escaneo del almacén.

Nuevas palabras clave:

  • Permiten el uso de los valores personalizados.
  • Realiza consultas de las propiedades de un usuario en el Directorio Activo.
  • Permiten ver el límite de cuota desde el Directorio Activo tanto en tamaño como en porcentaje.
  • Nuevas palabras clave para las categorías de los mensajes.

Características de Mail Attender Enterprise para Exchange y ficheros PST

Mail Attender Enterprise ejecuta politicas corporativas de almacenamiento de correo electrónico a través de reglas, que buscan los elementos (correos electrónicos, datos adjuntos, ficheros PST, etc) coincidentes sobre los que se fuerzan acciones, como el borrado, archivado externo, compresión de ficheros adjuntos, compactación de ficheros PST o, simplemente, generación de informes que permitan tener un conocimiento exacto del contenido de los almacenes corportativos de correo electrónico. A través de su consola web las reglas se pueden generar desde cualquier PC conectado a la intranet o Internet y se pueden aplicar a un conjunto concreto de buzones, carpetas públicas o ficheros PST, o a su totalidad. Mail Attender Enterprise no interrumpe el servicio de correo electrónico.

Características de las reglas

· Incluir o excluir: lista de servidores, lista de buzones y lista de carpetas (incluyendo patrones y comodines).
· Expiración automática de la regla por fecha.
· Ejecutar programas, scripts y ficheros batch.
· Identificar buzones con el Asistente fuera de la Oficina activado.
· Notificar al usuario n veces antes de realizar una acción.
· Aplicar reglas al resultado de una consulta previa.

Gestión de datos adjuntos

· Acciones múltiples sobre datos adjuntos:

  • Comprimir ficheros adjuntos.
  • Borrar datos (dejando o no huella).
  • Exportar ficheros adjuntos a unidad de red local o remota.
  • Copiar o mover a otro buzón o carpeta pública.
  • Redireccionar a una o más direcciones.
  • Reemplazar ficheros adjuntos con un enlace directo.
  • Importar ficheros adjuntos basado en enlaces directos.
  • Actualizar paths de enlaces directos a datos adjuntos.

· Identificar ficheros adjuntos basados en múltiples criterios:

  • Por nombre (incluyendo patrones y comodines).
  • Por tamaño usando un rango o especificando un límite.
  • Por tipo (*.vms, *.mp3,…).
  • Por edad (desde años a minutos).
  • Por ruta a un enlace directo.
  • Por contenido.

Gestión de Cuotas

· Gestionar parámetros de cuotas sobre buzones.
· Configurar cuotas específicas o por defecto sobre los buzones.
· Poner o quitar lo límites de cuotas de forma global.
· Incrementar o reducir los límites de cuotas sobre todos los buzones una cantidad específica.
· Identificar buzones por el estado de su cuota.

Gestión de documentos

· Acciones múltiples sobre mensajes:

  • Exportar mensajes y documentos adjuntos a ficheros .PST.
  • Generar Informes detallados de mensajes.
  • Borrar o mover a Elementos Eliminados.
  • Copiar o mover a otro buzón o a una carpeta pública.
  • Reenviar a una o más direcciones.
  • Cambiar el estado del correo (leído o no leído, importancia, etc).
  • Exportar a una unidad de red local o remota.

· Identificar mensajes siguiendo múltiples criterios:

  • Por edad, desde años a minutos, o usando un rango.
  • Por rango de fecha (usando la fecha de creación, modificación o recepción).
  • Por búsqueda de contenidos con operadores lógicos (AND, OR y NOT).
  • Por tipo (Nota, Calendario, Diario, etc).
  • Por tamaño usando un rango o especificando un límite.
  • Por estado (leído, no leído, importancia, encriptación, etc).
  • Por dirección de correo (enviado o recibido).
  • Por cantidad de ficheros adjuntos.

Gestión de Carpetas

· Crear, borrar, vaciar o renombrar carpetas en los buzones.
· Identificar carpetas por tamaño usando un rango o especificando un límite.
· Identificar carpetas por nombre (incluyendo patrones y comodines).

Informes

· Informes en formato HTML o texto plano.
· Generación de informes de forma automática.
· El informe de permisos sobre carpetas públicas permite a los administradores revisar los permisos de usuario sobre dichas carpetas.
· El informe de tamaño de buzón y carpeta pública incluye el tamaño total y el tamaño de cada carpeta.
· El informe de contenido de buzón y carpeta pública lista los contenidos de cada subcarpeta.
· Informes detallados de carpeta, mensaje y ficheros adjuntos.
· El informe de contenido de carpeta lista todos los mensajes en la carpeta.
· Alerta a los administradores en caso de problemas.
· Estadísticas para reclamar espacio.

Arquitectura

· Instalación amigable no intrusiva.
· Funciona en entornos Exchange 5.5 Exchange 2000 y 2003.
· Funciona con Outlook 98 y superior.
· Funciona con instalación centralizada o distribuida.
· Trabaja en modo independiente o como servicio NT/2000/2003.
· Interface web (permite crear las reglas desde cualquier PC conectado a la red con Internet Explorer 5.0 o superior).
· Ejecuta reglas de forma programada (una vez, periódicamente, diariamente, en días o semanas específicas).

Requerimientos de Sistema para Mail Attender Enterprise

Mail Attender Console

La consola de Mail Attender Enterprise para Exchange está basada en un sitio web Microsoft Dot Net que esta corriento contra una base de datos Microsoft Database Engine (MSDE). Los requerimientos para la instalación de la consola de administración son:

  • Windows 2000 o XP
  • Dot Net Framework 1.1 (se instalará con Mail Attender Microsoft Desktop Engine 2000)
  • Microsoft Internet Information Server 5.0 o superior (se puede instalar desde el CD de instalación de Microsoft Windows)
  • Internet Explorer 5.0 o superiror
  • Aproximadamente 130 MB de espacio en disco
  • Prever espacio adicional en disco para el crecimiento de la base de datos

Mail Attender Worker

Este componente se ejecuta como un servicio en el ordenador/servidor con los siguientes requerimientos:

  • Windows 2000 o XP
  • Dot Net Framework (será instalado por Mail Attender)
  • Aproximadamente 30 MB de espacio en disco
  • Outlook 98, 2000, 2002, 2003 configurado para acceso a MS Exchange
  • Internet Explorer 5.0 o superior

Mail Attender Desktop Processing Engine

Este componente corre como aplicación en background en la estación de trabajo del usuario para procesar reglas sobre ficheros PST con los siguientes requerimientos:

  • Windows 98, ME, NT 4.0, 2000 o XP
  • Aproximadamente 10 MB de espacio en disco
  • Outlook 98, 2000, 2002, 2003 configurado para acceso a MS Exchange
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