Coste de las comunicaciones por fax

El reciente auge en el uso del correo electrónico ha traído consigo una tendencia similar en todas las comunicaciones corporativas. El tráfico de fax, una herramienta de negocios universal de la que ninguna empresa puede prescindir, sigue aumentando año tras año y ese crecimiento lleva emparejada una conciencia cada vez mayor del coste de las comunicaciones corporativas. Según un estudio reciente realizado por Gallup/Pitney Bowes, hasta el 40% del importe de las facturas telefónicas de las grandes empresas está relacionado con el uso del fax.

Además, las estimaciones indican que alrededor del 40% de todas las llamadas "telefónicas" internacionales se atribuyen actualmente al fax (Aberdeen Group, Boston). Asimismo, como el 74% de las llamadas de fax de EE.UU. son de larga distancia (Gallup/Pitney Bowes, 1996), no es de extrañar que las empresas recurran cada vez más a la tecnología para la reducción de las facturas telefónicas.

Los servidores de fax pueden ayudar

La vida útil del fax como medio de mensajería está garantizada por su amplio uso y la calidad del servicio que ofrece en comparación con la mayoría de los demás medios de mensajería como, por ejemplo, el correo electrónico. Aunque el protocolo de fax T.30 no ha evolucionado mucho con los años, la infraestructura y la tecnología en la que se basan las comunicaciones por fax se han desarrollado con gran rapidez en los últimos años y han dado lugar a un incremento importante de la popularidad de los servidores de fax en red. El significativo crecimiento de las ventas de servidores de fax experimentado en los últimos años ha sido impulsado en gran medida por la necesidad de las empresas de reducir costes. Instale un servidor de fax en una LAN corporativa y podrá obtener un importante ahorro en costes de mano de obra ya que el servidor enviará, pondrá en cola, marcará, marcará de nuevo y enviará los faxes de los empleados. Combine un servidor de fax con alguna de las avanzadas tecnologías de hardware de fax actuales como, por ejemplo, tarjetas de fax inteligentes, y podrá conseguir un ahorro adicional al reducir la duración de las llamadas y, por lo tanto, su coste.

No obstante, en los últimos tiempos el centro de atención del mercado de servidores de fax se ha desplazado a otra tecnología de ahorro de costes: Encaminamiento más económico (Least Cost Routing - LCR). Diseñado para hacer un mejor uso de la infraestructura existente como, por ejemplo, redes WAN corporativas, sistemas de correo electrónico e Internet, con el encaminamiento más económico (LCR) se puede enviar un fax a su destino final mediante un servidor de fax remoto que esté situado más cerca del destinatario. El envío que habría requerido una llamada telefónica internacional o de larga distancia se puede realizar ahora con una llamada local de bajo coste.

Una estrategia LCR integrada

Encaminamiento más económico es un término que engloba varios métodos distintos para garantizar la realización automática de las llamadas telefónicas por la vía más económica, ya sea ésta una red privada o pública diseñada originalmente para datos o para voz.

Desde hace tiempo se dispone de esta tecnología en distintas formas y muchas empresas, con o sin servidor de fax en red, ya utilizan una o más formas de LCR para reducir sus facturas telefónicas. Las primeras técnicas para LCR se centraban en el coste de reducir todas las llamadas telefónicas: voz, datos y fax. La subscripción a diferentes operadores telefónicos para llamadas a larga distancia es un componente importante de la estrategia LCR integrada. Recientemente se han puesto a disposición de las empresas nuevos servicios LCR diseñados específicamente para reducir los costes del envío por fax. Entre ellos se incluye la utilización de un proveedor de servicios de difusión de fax para llevar a cabo grandes volúmenes de difusiones de fax a tarifas reducidas o el empleo de un servicio de fax de Internet para destinos internacionales.

El envío de faxes como mensajes de correo electrónico (denominado "u-mail" o "mensajería unificada") permite utilizar Internet para reducir el coste del reenvío de mensajes de fax a los empleados durante sus desplazamientos fuera de la oficina. Cada vez es más frecuente que las empresas proporcionen a sus empleados números de fax privados, exactamente iguales que los números de marcación directa para las llamadas de voz. Los faxes enviados a estos números de marcación directa (DID) pueden ser reenviados por un servidor de fax como correo electrónico de Internet. Así pues, cuando esté de viaje podrá marcar desde la habitación del hotel y recoger sus faxes junto con los mensajes de correo electrónico a través de Internet, todo ello por el coste de una llamada local.

LCR puede convertir una llamada de larga distancia en una llamada local empleando la infraestructura de red existente

Encaminamiento más económico y servidores de fax

En el contexto de los servidores de fax, el término Encaminamiento más económico se asocia al hecho de que el mensaje de fax que se origina en el sistema de sobremesa de un usuario de un emplazamiento sea enviado por el servidor de fax más próximo al destinatario, en vez de emplearse para ello el servidor de fax local del creador.

El servidor de fax con capacidad para LCR debería analizar el número de teléfono de cada fax enviado por los usuarios de la red de área local. Seguidamente, debería tomar una decisión basándose en un conjunto de reglas predefinidas por el administrador de la red sobre la conveniencia de realizar él mismo el envío o la posibilidad de que exista otro servidor de fax en la red LCR que esté más cerca del destino y, que por lo tanto, pueda enviar el fax de forma más rentable. Si existe tal opción, el fax se enviará al servidor de fax elegido que a su vez lo enviará a su destino final y generará un informe sobre el envío.

Por ejemplo, una empresa podría tener un servidor de fax instalado en una oficina en Nueva York y otro en una oficina de Londres. Si un usuario en Londres envía un fax a un destino en EE.UU., resultará más económico enviarlo desde el servidor de fax de la oficina de Nueva York, siempre y cuando las oficinas ya estén conectadas mediante una WAN corporativa o Internet

¿Por qué LCR?

En la mayoría de las empresas con dos o más emplazamientos distribuidos, la reducción de los costes de comunicaciones que puede conseguirse mediante la instalación de una red de servidores de fax es significativa. Además, es probable que muchas de estas empresas dispongan ya de una infraestructura que permita la comunicación entre los servidores, por lo que el coste adicional de añadir funciones de encaminamiento más económico a la red de la empresa sería insignificante.

En el ejemplo anterior, si un usuario en Londres tuviera que enviar un fax a la oficina de Nueva York o a un número de teléfono de Nueva York, el coste de envío del fax con LCR podría ser cero (el coste de la llamada local). Compárelo con el coste de enviar un fax realizando una llamada internacional y se dará cuenta de la rapidez con la que puede conseguir un ahorro significativo en los costes.

Además, según los cálculos, hasta un 28% de los faxes internacionales no se envían al primer intento (Gallup/Pitney Bowes, 1996), una razón más para encaminar los faxes internacionales mediante LCR. Esto significa que muchos de los faxes pueden enviarse desde un servidor de fax del país de destino, lo que elimina los problemas de retrasos de transmisión vía satélite y conmutación de llamadas y, por lo tanto, aumenta las probabilidades de que la transmisión sea correcta.

Comunicaciones de servidores de fax

El componente clave de la tecnología LCR es la posibilidad de que los servidores de fax se comuniquen entre sí. Sin un módulo de encaminamiento más económico, cada sistema Zetafax es totalmente independiente: el servidor desconoce la existencia de otros servidores en la red.

Con el módulo de encaminamiento más económico Zetafax, un servidor Zetafax puede comunicarse con otros servidores Zetafax de distintas formas:

• mediante un enlace WAN directo con directorios compartidos,

• mediante un enlace de correo electrónico rápido como, por ejemplo, un sistema de correo electrónico interno,

• mediante un enlace de correo electrónico lento como Internet.

Distintas vías de comunicación de los servidores Zetafax

LCR e Internet

Numerosas empresas pueden optar por implantar una estrategia LCR empleando la infraestructura de red existente, ya sea la WAN corporativa o el sistema de correo electrónico. Esta opción les proporciona el enlace más rápido entre los servidores de fax de su red LCR.

Un enfoque alternativo para las empresas que carecen de conexiones permanentes entre los emplazamientos sería utilizar Internet para encaminar los faxes enviados mediante LCR. Las desventajas de este enfoque tienen que ver principalmente con el tiempo que tardan los faxes en llegar a su destino final.

LCR para emplazamientos más pequeños

En el caso de las empresas con emplazamientos remotos que no disponen de un enlace WAN con las oficinas centrales ni de una conexión permanente a Internet, todavía hay campo para que Internet desempeñe un papel significativo en una estrategia LCR.

Equisys cree que los módulos LCR deberían tolerar los enlaces de "baja calidad" entre los emplazamientos, enlaces como, por ejemplo, las conexiones Internet de marcación. Gracias a este enfoque flexible, las empresas más grandes pueden ampliar el alcance de sus redes LCR a las sucursales remotas mientras que las empresas más pequeñas cuentan con el soporte para su infraestructura de base.

Utilización con el correo electrónico

En vez de tener que configurar nuevos dispositivos de hardware de comunicaciones, el módulo LCR de Zetafax utiliza el sistema de correo electrónico para comunicarse a través de las líneas existentes con Internet o una red interna. Dispone de soporte completo para Microsoft Exchange y Lotus Notes, y el soporte MAPI hace posible su utilización con casi todos los demás sistemas de correo electrónico.

Seguridad de los mensajes

El envío de faxes a través de redes de datos públicas como Internet por medio de LCR plantea varios problemas de seguridad. Existe el riesgo de que otra empresa puede interceptarlos, ya sea intencionadamente o de forma casual. Por ello, Equisys cree que el servidor de fax de envío debería codificar los mensajes de fax antes de enviarlos mediante LCR. Una vez recibidos, el servidor de destino debería decodificarlos y proceder después a su envío.

Asimismo, el tipo de faxes enviados por determinados usuarios de la red puede exigir que su envío no se realice nunca mediante LCR dado su contenido confidencial. Nos referimos, por ejemplo, a faxes con información esencial para el mercado relacionada con una fusión o una adquisición. Los servidores de fax con un módulo LCR deberían ofrecer al administrador de la red la opción de impedir que los faxes de determinados usuarios se envíen mediante LCR.

¿Qué solución LCR?

Equisys considera que un módulo LCR debería ofrecer las siguientes funciones:

• reducir el uso de llamadas de larga distancia y, por lo tanto, de los costes,

• utilizar las conexiones de red pública o privada existentes en vez de la red pública de conmutación telefónica (PSTN),

• capacidad para utilizar enlaces de baja calidad como Internet y tolerar los retrasos de los enlaces para que LCR pueda aplicarse en empresas grandes y pequeñas,

• proteger contra fallos de dispositivos, de red y del servidor de fax,

• pasar la información de facturación del servidor de fax remoto al servidor de fax local del usuario,

• conseguir que parezca que el fax se ha enviado desde el emplazamiento de su creador al conservar las opciones de envío y las portadas de la empresa,

• conseguir todo esto sin intervención alguna del usuario y, en el mejor de los casos, sin que los usuarios sepan siquiera que sus faxes se envían con LCR.

Funcionamiento de LCR

El servidor de fax de envío adopta la decisión de enviar un fax vía LCR basándose en la reglas predefinidas por el administrador de la red. Estas reglas especifican qué faxes deben reenviarse a qué servidor.

Gestión de las reglas de encaminamiento LCR

Reglas basadas en la ubicación

En contra del significado literal del término "Encaminamiento más económico", las reglas de encaminamiento LCR de los servidores de fax no se basan exclusivamente en los costes de envío de un fax por todas las opciones disponibles para ello. En su lugar, el administrador del fax puede crear reglas que reflejen las normativas de la empresa para el envío de faxes y las tarifas de los operadores telefónicos. Esto simplifica mucho el proceso de configuración de las reglas, ya que pueden basarse principalmente en las preferencias y en la geografía, y no sólo en las tarifas telefónicas.

Al planificar la configuración de una red LCR, el administrador de la red ya tendrá una imagen mental de los tipos de rutas y números de teléfono en los que puede realizarse un recorte de los costes. Por ejemplo, a una empresa con oficinas en Londres, París y Nueva York podría interesarle que los faxes con origen en Europa y destinados a EE.UU. sean enviados por el servidor de fax de Nueva York.

Reglas basadas en la ubicación

Otros tipos de reglas LCR

Además de especificar reglas basadas en la ubicación, el servidor de fax con un módulo LCR debería tener capacidad para considerar otra serie de factores a la hora de decidir si un fax debe enviarse mediante LCR. Dentro del módulo LCR de Zetafax, estos factores incluyen:

• prioridad del mensaje,

• usuario que realiza el envío,

• hora del día,

• longitud o tamaño del mensaje de fax.

Por ejemplo, los administradores de la red pueden insistir en que todos los faxes urgentes se envíen directamente desde el servidor de fax del emplazamiento del usuario. Esta regla puede aplicarse si la red LCR tiene enlaces lentos entre determinados servidores de fax que posiblemente no puedan enviar un informe sobre el estado del envío con la rapidez necesaria.

Usuario de Zetafax

El administrador de la red puede configurar reglas para evitar que determinados usuarios de Zetafax envíen faxes mediante LCR. Por ejemplo, un CFO (director financiero) de la empresa podría estar preocupado por el envío de faxes con datos confidenciales a través de Internet mediante LCR y solicitar que todos sus faxes se envíen a través del servidor de fax local.

Exclusión de usuarios concretos de Zetafax de una regla de encaminamiento

Hora del día

A determinadas horas del día o días de la semana, puede resultar más económico enviar los mensajes de fax a través del servidor de fax que de cualquier otro servidor de la red LCR. Si un operador telefónico tiene una oferta especial para las llamadas de larga distancia con tarifas mucho más económicas o incluso sin coste alguno a una determinada hora del día, se puede crear una regla que lo tenga en cuenta.

Además, puede resultar injusto sobrecargar otros servidores de fax de la red LCR con faxes a horas punta del día. Como los servidores de fax de una red LCR pueden estar emplazados en diferentes ubicaciones geográficas, hay que tener en cuenta las diferencias horarias y el impacto que el envío repentino de varios faxes podría tener en otra oficina. Por ejemplo, el envío de una difusión de fax a EE.UU. desde un servidor de fax de Londres fuera de las horas de oficina en Londres podría coincidir con la mitad de la jornada laboral del servidor de fax de Nueva York y retrasar la transmisión de los faxes de los usuarios de la red en Nueva York.

Especificación de las franjas horarias para las que debe aplicarse una regla de encaminamiento

Longitud del mensaje de fax

Para solucionar los problemas de ancho de banda de la WAN de la empresa, el administrador de la red podría imponer una longitud máxima a los mensajes de fax que pueden enviarse mediante LCR a través de un enlace concreto. Los mensajes que superasen la longitud máxima establecida se enviarían directamente desde el servidor de fax local del servidor.

De forma alternativa, el administrador de la red puede decidir que el coste de envío de faxes más cortos a través de LCR y empleando por lo tanto ancho de banda WAN para hacerlo no compensa el coste real que se ahorra al no enviar dichos faxes a través de la PSTN. Podría considerar la creación de una regla que envíe esos mensajes cortos directamente desde el servidor de fax local del usuario.

Envío de faxes con LCR

1. Un usuario de Zetafax de Londres envía un fax a un número de fax de Nueva York mediante el cliente de Zetafax o el cliente del correo electrónico.

2. El servidor de fax de Londres procesa el fax de la forma habitual, creando el mensaje completo, incluidos la portada, el membrete y los archivos adjuntos. El servidor de fax de Londres convierte el número de fax en un formato internacional para facilitar la decisión de encaminamiento.

3. El servidor Zetafax analiza el número de teléfono para determinar el destino del fax. Para ello compara los prefijos de país y área y encuentra una coincidencia en su base de datos en la que los números que empiezan con el patrón "+1 212" corresponde a EE.UU. y más concretamente a la ciudad de Nueva York.

4. El servidor Zetafax revisa después las reglas creadas por el administrador de la red y encuentra la primera regla que satisface cualquiera de estas ubicaciones. En este caso, se ha configurado una regla para encaminar todos los faxes destinados a EE.UU. a través del servidor de fax de Nueva York.

5. El servidor Zetafax comprueba que su enlace con el servidor de Nueva York está activo ya que lo utilizará para enviar el fax.

6. El servidor de fax de Londres pasa una solicitud de envío de mensaje al servidor de Nueva York.

7. El fax de Nueva York responde a esta solicitud con la palabra "accepted" (aceptado). El servidor de fax de Londres lo comunica al usuario marcando el estado del mensaje en la pantalla como "submitted" (enviado).

8. El servidor de Nueva York pone el mensaje en su cola y convierte el número de teléfono al formato correcto. El servidor de Nueva York marcará y volverá a marcar el número con sus propias reglas para reintentos.

9. Una vez enviado el fax, el servidor de Nueva York registra los datos de la transmisión en un registro de facturación y archiva el fax.

10. El servidor de Nueva York envía un mensaje "completed" (completado) al servidor de Londres que a su vez comunica al usuario de Zetafax que el mensaje se ha enviado correctamente.

Mensajes en el cliente

Cuando un usuario envía un mensaje que se encamina mediante LCR dentro de Zetafax, las fases de transmisión del fax hasta su destino final son ligeramente distintas, diferencias que pueden constatarse en la forma en que se comunica el estado del fax en el cliente Zetafax mientras se envía. El mensaje pasa por dos fases adicionales: 'submitted' (enviado) y 'accepted' (aceptado) antes de que se genere el informe final de envío realizado correctamente o de forma fallida. En todos los demás aspectos, LRC es invisible para los usuarios individuales.

En ningún momento la interfaz solicita al usuario que especifique cómo debe enviarse el mensaje, por su propio servidor de fax o mediante LCR.

Control del usuario

Cuando un usuario envía un fax que se encamina mediante LCR, es importante que pueda mantener el control sobre el mensaje una vez en la cola. Por ejemplo, puede optar por cancelarlo o incluir una marca de urgencia en él para asegurarse de que se envía inmediatamente. El módulo LCR de Zetafax puede manejar cualquier intervención de este tipo por parte del usuario durante el proceso de envío.

Si surgen problemas

Al igual que sucede con cualquier programa de comunicaciones, siempre existe la posibilidad de que surja algún problema durante la transmisión o mientras se envía el mensaje a otro servidor de fax mediante el módulo de encaminamiento más económico.

Un módulo de encaminamiento más económico con funciones importantes para la empresa debe tener capacidad para detectar tales problemas y adoptar las medidas para solucionarlos de tal forma que, en el peor de los casos, un fax que normalmente se enviaría mediante LCR se envíe a través del servidor de fax del remitente. El resultado es que no debería perderse ni un solo fax.

Control de los enlaces

Con el módulo LCR de Zetafax, los servidores de fax que forman una red LCR supervisarán periódicamente el estado de sus enlaces con los demás servidores de la red. Hay varios mecanismos de activación que les indicarán la existencia de problemas durante el encaminamiento del fax o de problemas con otros servidores de fax:

• que no se reciba un mensaje periódico de estado ("Watchdog"),

• que no se reciba un mensaje de aceptación en un plazo de tiempo determinado,

• que no se reciba un mensaje de enviado en un plazo de tiempo determinado,

• hay un error de comunicaciones en el enlace entre dos servidores de fax.

Como cada mensaje tiene un temporizador y la comunicación entre los servidores LCR es continua, los fallos en los enlaces pueden detectarse con rapidez y solucionarse con la misma prontitud.

Fallo de los enlaces

Dentro del módulo LCR de Zetafax, cuando un servidor de fax detecta un fallo de enlace adopta diversas medidas para garantizar la gestión de los faxes "en curso" y su envío al destino final. Además, los faxes que se envían posteriormente y que normalmente se transmitirían mediante el enlace fallido necesitan un tratamiento adecuado. Para este tipo de faxes, el módulo LCR de Zetafax buscará una posible ruta alternativa en la base de datos de reglas o, si no existe alternativa, los enviará directamente.

Cuando se descubre un problema de comunicaciones, el enlace en cuestión se marca de inmediato como "failed" (fallido). Todos los faxes pendientes que se hayan encaminado a través de este enlace y que estén "en curso" se consideran fallidos y se ponen en cola para su envío de forma local o se envían de nuevo a otro servidor LCR.

Consideremos el siguiente caso práctico en una red LCR de tres nodos con servidores en Londres, Nueva York y Atlanta. Un usuario en Londres envía un fax cuyo destino es Boston. El servidor de fax de Londres incluye una regla que establece que hay que utilizar el servidor de fax de Nueva York para enviar el fax.

Reencaminamiento de un fax utilizando otro servidor de LCR

El enlace entre Londres y Nueva York no está activo en este momento, no obstante, el servidor de fax de Londres accede de nuevo a su base de datos de reglas y descubre una regla alternativa que indica que los faxes destinados a Norteamérica también pueden enviarse vía Atlanta. Como el enlace con el servidor de Atlanta está disponible, el fax se remitirá a Atlanta para su envío. Si no existiera esa segunda regla para los faxes destinados a EE.UU. o si el enlace con el fax de Atlanta tampoco estuviera activo, el servidor de Londres pondría el mensaje en su propia cola y lo enviaría directamente.

Conclusión

El encaminamiento más económico es una nueva e importante tecnología de fax. Para los administradores de red y las personas que se ocupan del control de los costes de las telecomunicaciones, las ventajas que tiene el uso de LCR en una empresa con varios emplazamientos son obvias con una interrupción mínima de las tareas de los usuarios de la red.

La mayoría de las empresas con varias oficinas disponen ya de una infraestructura que hace posible la comunicación entre los distintos emplazamientos. Con LCR puede aprovechar esta inversión para reducir los costes de forma significativa.

Al proporcionar un enfoque flexible a las comunicaciones del servidor con la posibilidad de tolerar enlaces de menor calidad, el módulo de encaminamiento más económico de Zetafax garantiza que las empresas grandes con sucursales, así como las empresas más pequeñas, puedan aprovechar las ventajas de reducción de costes que ofrece la tecnología LCR.

La relajación de la legislación que controla a las empresas operadoras de telecomunicaciones se ha unido a los últimos avances del sector de las telecomunicaciones para garantizar la vida útil de LCR como estrategia para reducir los costes de telecomunicaciones. No cabe duda de que el crecimiento de los servicios de voz a través de IP (protocolo de Internet) y del fax por Internet desempeñará un papel importante en el futuro de las estrategias de LCR de las empresas.