Software PDF para todos los departamentos, para todas las actividades

Zetadocs PDF es un software para crear y difundir documentos PDF. De forma fácil y eficaz puede crear y personalizar documentos compatibles con PDF de Acrobat, desde cualquier aplicación Windows.

Características de Zetadocs PDF

La interface de Zetadocs PDF es intuitiva y, por tanto, los usuarios no requieren formación específica. Los documentos se pueden crear combinando ficheros en distintos formatos y de fuentes distintas. Además estos documentos se pueden fusionar con membretes corporativos y pre-visualizar antes de ser enviados.

Zetadocs PDF hace uso de una carpeta compartida para almacenar documentos, plantillas y otros elementos para la creación de PDFs. Cualquier usuario puede hacer uso de esta información para generar sus propios documentos, asegurando que todos usan la misma versión de estos.

• Cliente Outlook: El componente Outlook de Zetadocs PDF permite convertir uno o varios archivos Office a PDF, e incluso comprimirlo en formato *.zip antes de enviar, desde el propio cliente de correo electrónico.
• Automatización: Cuando se hacen envíos repetitivos como ofertas, facturas o información, los usuarios pueden utilizar las plantillas de Zetadocs PDF, que permiten definir que se va a adjuntar por defecto a sus correos (documentos PDF, logos corporativos, etc).
• Seguridad PDF: Los usuarios pueden definir parámetros de seguridad a los documentos PDF que generan, por ejemplo quién puede abrir o imprimir el fichero.
• Soporte de escáner: Zetadocs PDF se integra con escáneres de forma que la copia de documentos se puede realizar directamente en un único fichero en formato PDF.
• Envio de documentos por fax: Los documentos PDF se pueden enviar tanto por correo electrónico como por fax desde la misma interfaz de usuario.
• Archivado automático: Todos los documentos enviados se guardan automáticamente. Los usuarios los pueden recuperar rápidamente y la empresa cumple las regulaciones de legalidad documental.
• Integración con aplicaciones de negocio: Zetadocs PDF se integra con aplicaciones CRM, ERP y paquetes financieros, cómo ACT!.

Ventajas de Zetadocs

• Cualquiera puede crear un PDF: Zetadocs es tan versátil que cualquiera podrá potenciar su trabajo creando documentos PDF de forma automática y sencilla.
• Ahorrará dinero: permite automatizar las tediosas y repetitivas tareas de generación de documentos y, por tanto, reduce el tiempo y el esfuerzo necesarios.
• Ofrecerá un mejor servicio: permite responder inmediatamente a sus clientes con documentos PDF personalizados de impecable presentación y con los materiales adjuntos apropiados.

Ahorre tiempo automatizando el proceso de creación de documentos

• Con Zetadocs PDF podrá eliminar el arduo y repetitivo papeleo, simplificando y agilizando la rutina diaria.
• Podrá combinar cualquier número de documentos generados por aplicaciones Windows, creando un único documento PDF de aspecto elegante y muy profesional.
• Dentro de Zetadocs PDF podrá almacenar y gestionar de forma centralizada todos sus documentos.
• Al enviar los documentos, Zetadocs PDF le permite distribuir copias automáticamente a los compañeros y jefes de equipo, e incluso a carpetas públicas.

Mejore eficazmente su imagen corporativa

• Al crear documentos con Zetadocs podrá añadir automáticamente sus propios membretes y logotipos, mejorando así su imagen corporativa.
• Al generar presupuestos y facturas podrá añadir documentos estándar, como contratos y condiciones, mejorando así el proceso administrativo.
• Los parámetros de permisos de Zetadocs le permitirán controlar el formato y el uso de los documentos PDF.

Fácil de administrar y de mantener

• Su funcionamiento es muy intuitivo, por lo que los usuarios podrán usarlo a pleno rendimiento en muy poco tiempo.
• Usando las Directivas de Grupo de Windows podrá instalarlo y configurarlo rápida y fácilmente en todos los equipos de los usuarios.
• Incluye un servicio automático de actualizaciones que le permitirá acceder a las últimas mejoras y versiones.

Mejore y agilice la atención a sus clientes

• Podrá atender las consultas más rápidamente mandándolas en formato PDF por correo electrónico. Zetadocs le permite incluir membretes y logotipos, por lo que quedarán tan profesionales como las remitidas por correo normal, pero ahorrará tiempo y franqueos.
• Con Zetafax podrá tratar a cada uno de sus clientes de forma individualizada, adaptando la documentación a su perfil y, por tanto, consiguiendo que se sientan mejor valorados y aumentando su fidelidad.
• Podrá enviar sus documentos por correo electrónico, de uno en uno o por lotes, disponiendo si lo desea de una función de visualización previa al envío.

Áreas de aplicación

Ventas

• Rapidez en los presupuestos - Confeccione impecables propuestas comerciales y atractivos presupuestos en menos tiempo que su competencia
• Aspecto más personalizado - Atraiga más a sus clientes adecuando la documentación comercial al perfil exacto de cada cliente.
• Agilidad en el proceso comercial - Adjunte a sus presupuestos, de forma automática, materiales complementarios como catálogos o condiciones de venta.

Marketing

• Ahorros en costes de impresión - Mande la documentación comercial por correo electrónico, en formato PDF, ahorrando así costes de impresión y de correo.
• Mejor imagen corporativa - Presente sus documentos de forma profesional y coherente con los estándares corporativos.
• Marketing más eficaz - Al enviar los documentos, distribuya copias automáticamente a los compañeros y jefes de equipo, e incluso a carpetas públicas.

Operaciones

• Simplificación de procesos - Evite o simplifique las tareas más tediosas, liberando así el tiempo para tareas más productivas.
• Eliminación de errores - Añada automáticamente instrucciones de entrega a la documentación remitida a proveedores.
• Automatización de tareas - Genere sus contratos fácil y rápidamente a partir de un conjunto de documentos predefinidos.

Contabilidad

• Eliminación de tareas repetitivas - Automatice sus trabajos y procesos para simplificarlos y agilizarlos.
• Eficiencia en los procesos administrativos - Emita las órdenes de compra automáticamente para agilizar la entrega de mercancías.
• Ahorro de tiempo y esfuerzo - Genere los estados de cuentas en instantes. Agilizará así el proceso de cobros y ahorrará tiempo y coste de correos.

Testimonios

“El Departamento Comercial realiza cientos de presupuestos y con Zetadocs han conseguido que su trabajo sea más fácil y eficiente.”. Jangeer Rashid, Director de Informática, Global Office Solutions.

“Con Zetadocs hemos ahorrado muchas horas al mes y nuestra productividad se ha multiplicado por diez. Hemos eliminado la tediosa labor de imprimir y ensobrar copias de las facturas, y ahora podemos enviar 800 estados de cuentas a la vez con tan solo pulsar un botón.”. Tim Thirumalai, Director de Informática, Beaumanor Engineering Ltd.

Equisys es un destacado proveedor de soluciones software para la creación, distribución y gestión de documentos. Con más de 60.000 clientes en todo el mundo, está ampliamente acreditado por la sencillez de gestión y la fiabilidad de sus soluciones software. Su galardonado software de fax en red, Zetafax, se distribuye a 106 países a través de una organización mundial de distribuidores especializados como Micromouse.

Especificaciones técnicas

• Sistemas Operativos soportados:
  • Windows XP Professional
  • Windows 2000 Professional.
  • Windows Server 2003 con Terminal Services
  • Windows Server 2003 con Citrix Presentation Server 4
  • Windows 2000 Server con Terminal Services
• Se integra con Microsoft Office Outlook 2003.
• Incluye barras de herramientas para Microsoft Office Word compatibles con Microsoft Office 2000, XP y 2003.
• Instalador MSI para instalarlo desde un puesto central en los diversos equipos de los usuarios gracias a las Directivas de Grupo.
• Integración con Active Directory para instalarlo rápida y fácilmente a todos los usuarios a través de la red.
• Dispone de un servicio de actualización automática, estilo Windows XP, para simplificar y agilizar la instalación y distribución de nuevas versiones y actualizaciones.
• Ampliable hasta cientos de usuarios por instalación.
• Para facilitar el trabajo en equipo, permite distribuir por la red los adjuntos, bibliotecas de PDFs, membretes, plantillas y modelos de documentos.
• Crea archivos PDF legibles mediante Adobe Reader (versión 5 y posteriores).
• Admite adjuntos PDF creados en base a los estándares PDF 1.2, 1.3, 1.4 y 1.5.
• Soporta escaners compatibles TWAIN y WIA.
• Requiere la versión 2.0 de Microsoft .NET Framework.
• Es recomendable que los equipos estén dotados de procesadores tipo Pentium de 1 GHz como mínimo y con 512 MB de RAM como mínimo.

Zetadocs PDF en 3 sencillos pasos

• Cree su documento en Microsoft Office, CRM, aplicaciones de contabilidad, etc.
• Superpóngalo a plantillas con membrete y combínelo con otros documentos para crear un PDF seguro y personalizado.
• Envíelo automáticamente por correo electrónico a uno o varios destinatarios