Mail Attender Exchange

Herramienta de gestión de contenidos centralizada para Exchange.

Michael Osterman dice en su artículo ‘Quantifying e-mail problems’ publicado en NetworkWorldFusion el 19 agosto 2002: “MessageLabs ha encontrado en test recientes que la mitad de los e-mails enviados y recibidos en una empresa suele contener un fichero embebido (attachment). El 5% de dichos attachments son imágenes, y de éstas el 80% no tienen nada que ver con el negocio de la empresa”.

Mail Attender es una herramienta administrativa que gestiona de forma centralizada los buzones y las carpetas públicas de Exchange. Automatiza tareas administrativas, disminuye el riesgo legal de tener almacenada información “dudosa”, recupera espacio de almacenamiento, disminuye la ventana de backup y, por lo tanto, reduce el coste total de propiedad del sistema.

Mail Attender es idóneo para resolver problemas de espacio de disco en servidores de correo electrónico Microsoft Exchange. Permite borrar documentos que llevan demasiado tiempo en el servidor o aquellos datos adjuntos al correo que cada usuario ha enviado a varios de sus amigos dentro de la empresa.

Ya sea con Exchange 5.5 o Exchange 2000, los dos componentes de gestión de Mail Attender son un equipo perfecto. Su componente cliente basado en MMC se usa para crear, editar y distribuir reglas, mientras que su motor de procesamiento es el que aplica estas reglas a los buzones de Exchange. Mail Attender se puede ejecutar como un servicio NT/2000 o como una aplicación en modo independiente desde un PC.

¿Cómo trabaja Mail Attender?

Las reglas se crean en el cliente MMC y se distribuyen a los motores de procesamiento que las aplican a los buzones de Exchange en la forma programada. Las reglas se pueden limitar a usuarios y grupos específicos, carpetas y servidores. Cada motor de procesamiento se puede ejecutar como un servicio en el servidor de Exchange o desde un servidor remoto, lo que proporciona un entorno no intrusivo que permite gestionar los contenidos almacenados en Exchange desde cualquier punto de la red.

Para que los motores de procesamiento sean capaces de acceder a todos los buzones, deben tener privilegios de administrador de Exchange.

Características de Mail Attender Exchange

Características de las reglas

· Incluir o excluir: lista de servidores, lista de buzones y lista de carpetas (incluyendo patrones y comodines).
· Expiración automática de la regla por fecha.
· Ejecutar programas, scripts y ficheros batch.
· Identificar buzones con el Asistente fuera de la Oficina activado.
· Notificar al usuario n veces antes de realizar una acción.
· Aplicar reglas al resultado de una consulta previa.

Gestión de datos adjuntos

· Acciones múltiples sobre datos adjuntos:

• Comprimir ficheros adjuntos.
• Borrar datos (dejando o no huella).
• Exportar ficheros adjuntos a unidad de red local o remota.
• Copiar o mover a otro buzón o carpeta pública.
• Redireccionar a una o más direcciones.
• Reemplazar ficheros adjuntos con un enlace directo.
• Importar ficheros adjuntos basado en enlaces directos.
• Actualizar paths de enlaces directos a datos adjuntos.

· Identificar ficheros adjuntos basados en múltiples criterios:

• Por nombre (incluyendo patrones y comodines).
• Por tamaño usando un rango o especificando un límite.
• Por tipo (*.vms, *.mp3,...).
• Por edad (desde años a minutos).
• Por path del enlace directos al dato.
• Por contenido.

Gestión de Cuotas

· Gestionar parámetros de cuotas sobre buzones.
· Configurar cuotas específicas o por defecto sobre los buzones.
· Poner o quitar lo límites de cuotas de forma global.
· Incrementar o reducir los límites de cuotas sobre todos los buzones una cantidad específica.
· Identificar buzones por el estado de su cuota.

Gestión de documentos

· Acciones múltiples sobre mensajes:

• Exportar mensajes y documentos adjuntos a ficheros .PST.
• Generar Informes detallados de mensajes.
• Borrar o mover a Elementos Eliminados.
• Copiar o mover a otro buzón o a una carpeta pública.
• Reenviar a una o más direcciones.
• Cambiar el estado del correo (leído o no leído, importancia, etc).
• Exportar a una unidad de red local o remota.

· Identificar mensajes basado en múltiples criterios:

• Por edad, desde años a minutos, o usando un rango.
• Por rango de fecha (usando la fecha de creado, modificado o recibido).
• Por búsqueda de contenidos con operadores lógicos (AND, OR y NOT).
• Por tipo (Nota, Calendario, Diario, etc).
• Por tamaño usando un rango o especificando un límite.
• Por estado (leído, no leído, importancia, encriptación, etc).
• Por dirección de correo (enviado o recibido).
• Por cantidad de ficheros adjuntos.

Gestión de Carpetas

· Crear, borrar, vaciar o renombrar carpetas en los buzones.
· Identificar carpetas por tamaño usando un rango o especificando un límite.
· Identificar carpetas por nombre (incluyendo patrones y comodines).

Informes

· Informes en formato HTML o texto plano.
· Generar informes de forma automática.
· El informe de permisos sobre carpetas públicas permite a los administradores revisar los permisos de usuario sobre dichas carpetas.
· El informe de tamaño de buzón y carpeta pública incluye el tamaño total y el tamaño de cada carpeta.
· El informe de contenido de buzón y carpeta pública lista los contenidos de cada subcarpeta.
· Informes detallados de carpeta, mensaje y ficheros adjuntos.
· El informe de contenido de carpeta lista todos los mensajes en la carpeta.
· Alerta a los administradores en caso de problemas.
· Estadísticas para reclamar espacio.

Arquitectura

· Instalación amigable no intrusiva.
· Funciona sobre Exchange 5.5 y Exchange 2000.
· Funciona con Outlook 98 y Outlook 2000.
· Funciona sobre cada servidor o desde un servidor.
· Trabaja en modo independiente o como servicio NT/2000.
· Interface MMC (permite crear las reglas desde un PC).
· Ejecuta reglas de forma programada (una vez, periódicamente, diariamente, en días o semanas específicas.