Mail Attender para Lotus Notes

Mail Attender para Lotus Notes

Mail Attender proporciona alta Disponibilidad para Lotus Notes, mediante la gestión proactiva de sus bases de datos.

“Mail Attender es un gran producto. Nos ha ayudado a liberar espacio en disco de nuestro servidor de correo electrónico y nos ha permitido eliminar datos adjuntos que no estaban relacionados con el negocio.”Sharon M. Albright, Administrador de Sistemas, Eckert Seamans Cherin & Mellott, LLC.

El tráfico del correo electrónico está creciendo cada día. La comunicación electrónica ha llegado a ser imprescindible para las empresas. Pero, si desconoce el contenido de sus bases de datos de Lotus Notes, ¿cómo va a poder asegurar su disponibilidad?.

Cada día aparecen noticias de procesos judiciales que desvelan información dañina encontrada en los sistemas de correo. Además la mayor parte de las veces, los responsables del correo electrónico no son conscientes de la cantidad y el tipo de información que está almacenando cada usuario. En orden a reducir el riesgo de incumplir las leyes y proteger los activos, es imperativo que las empresas comiencen a gestionar, auditar y regular el correo electrónico.

Mail Attender para Lotus Notes es una solución ideal para mantener el control del correo electrónico. La gestión por Mail Attender se efectúa desde una consola centralizada que puede forzar automáticamente políticas de retención, archivar/eliminar documentos adjuntos, eliminar documentos adjuntos no relativos al negocio, controlar el sabotaje electrónico, etc. Además, Mail Attender puede realizar búsquedas de palabras/frases para auditar un uso inapropiado, además de disponer de opciones avanzadas para configurar el “Out of Office”. Con esta solución, los administradores pueden gestionar y generar diversos informes sobre el contenido de la bases de datos como: actividad de sus usuarios, documentos adjuntos, acceso de correos, agendas personales, cuotas, etc. Otra característica destacada de Mail Attender es su flexibilidad para poder aplicar restricciones de correo a toda la organización o sólo a un conjunto de usuarios.

“Producto excelente que nos está ahorrando mucho dinero. En Invacare, somos capaces de mantener el tamaño de nuestros ficheros de correo depurando toda la información acumulada en un mes. De hecho, no hemos añadido espacio de disco a nuestro servidor de correo desde la compra de Mail Attender hace dos años. Y con la flexibilidad de configurar distintas restricciones de correo para diferentes tipos de carpetas, nunca hemos tenido ninguna queja.” Marc Creemers, Lotus Notes Administrator, Invacare Corporation.

Caso Real

Una compañía farmacéutica , usando Windows NT y 2000, tiene un promedio de liberación de espacio de 4 GB por servidor con el uso de políticas de retención de documentos. Para lograr este ahorro procesan/borran todos los documentos de las carpetas Buzón de Entrada (Inbox) y Borrador (Draft) que no están dentro de subcarpetas pero que tienen más de 90 días. Además, procesan/borran todos los documentos de la Papelera de Reciclaje (Trash) con más de siete días.

Retorno de la Inversión (ROI)

Al forzar el borrado de documentos y datos adjuntos, Mail Attender reduce el tamaño de cada base de datos de correo electrónico y elimina la necesidad de comprar nuevos discos duros o servidores. Mail Attender también permite adoptar medidas preventivas para controlar el crecimiento con la implantación de cuotas.

Las restricciones de actividad permiten proteger la autenticidad de los correos electrónicos por alteraciones del usuario que editen y/o borren documentos.

Encontrar y recuperar información puede ser muy lento y costoso. Mail Attender da la posibilidad de buscar a través de documentos de correo y datos adjuntos (como ficheros *.avi, *.jpeg y *.mp3).

La programación de rutinas de monitorización necesita miles de horas hombre para ser completadas y, por tanto, imposibles de ser realizadas manualmente. Con la ayuda de Mail Attender se reduce la carga de trabajo de los administradores que así aprovechan mejor su tiempo disponible.

Los correos corporativos se están empezando a utilizar como evidencias en demandas judiciales. Regulando su uso se puede reducir el riesgo de demandas (por acoso sexual, etc.).

Características de Mail Attender para Lotus Notes

Mail Attender ha sido diseñado para Lotus Notes usando lenguajes de programación Formula y LotusScript. El software corre sobre cualquier servidor Lotus Notes 5.x y 6.x y no requiere programas adicionales o cambios de arquitectura.

  • Gestión individual de política de retención por vista/carpeta
  • Los documentos pueden ser Analizados, Borrados o Movidos
  • Notifica a los usuarios antes de borrar
  • Permite extensiones basadas en usuario
  • Incluye/excluye usuarios Fuera de la Oficina (con periodo de gracia)
  • Retención basada en fecha de creación, entrega, modificación o publicación
  • Incluye/Excluye carpetas personales
  • Carpetas de documentos huérfanos
  • Permite a los usuarios localizar sus documentos en riesgo de ser borrados, de acuerdo con las políticas en vigor
  • Gestión de documentos por intervalo de tiempo
  • Gestión de contenidos por base de datos, usando palabras o frases clave
  • Gestión de contenidos por contenido de un campo (asunto)
  • Gestión de documentos por tamaño (incluyendo o excluyendo ficheros adjuntos)
  • Gestión por nombre o comodin (*.vbs, *.avi)
  • Gestión por tamaño (> 5 MB)
  • Gestión por edad del documento (> 180 días)
  • Gestión por usuarios que exceden de un tamaño de base de datos específico
  • Puede borrar datos adjuntos o documentos
  • Incluye/excluye usuarios con Asistente Fuera de la Oficina activo
  • Notifica a los usuarios n veces antes de borrar
  • Archiva ficheros adjuntos duplicados por servidor en una carpeta
  • Incluye/excluye ficheros adjunto encriptados
  • Proporciona gestión de cuotas avanzada
  • Fuerza cuotas duras o blandas de forma programada
  • Múltiples posibilidades de cuotas blandas
  • Fuerza cuotas sobre réplicas locales o clusterizadas
  • Notificación configurable en tiempo real al usuario para cuotas duras y blandas
  • Permite restringir el acceso de usuario (Autor)
  • Puede gestionar la herencia de cuotas de Lotus Notes
  • Restringe el borrado y la edición de documentos a los usuarios
  • Asegura la evidencia para casos judiciales
  • Se basa en fechas de inicio y finalización, remitente y destinatario o asunto
  • Proporciona capacidades avanzadas para gestión de Fuera de la Oficina
  • No requiere un agente de usuario
  • Desactiva de forma automática mediante fecha y hora de finalización
  • Agente basado en servidor para todos los usuarios
  • Las peticiones se pueden programar anticipadamente
  • Usa fecha de comienzo, finalización y hora
  • Repite peticiones de Fuera de Oficina
  • Especifica mensajes únicos relacionados con el remitente
  • Los administradores pueden limitar los dominios para recibir réplicas
  • Gestión automatizada de la ACL sobre la base de datos de correo
  • Permite reducir el tipo de acceso del usuario (Diseñador, editor)
  • Proporciona a los usuarios la capacidad de delegar de forma automática
  • Proporciona gestión de todas las propiedades y valores de la ACL
  • Gestiona el propietario del calendario
  • Gestiona la prioridad de replicación y el estado
  • Gestiona titulo
  • Hace seguimiento de agentes personales
  • Borra agentes personales
  • Deshabilita agentes personales
  • Estadísticas de liberación de espacio
  • Propiedades de las bases de datos (tamaño físico, número de documentos)
  • Datos adjuntos por nombre, extensión y/o tamaño
  • Monitorización de todas las cuotas no estándar de usuario de correo por ID de réplica
  • Lista de usuarios con Fuera de la Oficina activo
  • Visualización de todas las plantillas heredadas
  • Acceso/uso de base de datos de correo
  • Versión del cliente de Lotus Notes y plataforma de Sistema Operativo
  • Comprobación de todas las entradas ACL para usuarios de correo
  • Servidores Fuera de la Oficina incorrectos
  • Extracción de información de usuario de correo para otras aplicaciones
  • Corre en todas la plataformas de Domino
  • No requiere cambios en la arquitectura de Domino
  • Usa agentes basados en LotusScript
  • Procesamiento basado en servidor
  • Reglas únicas parametrizables por servidor/grupo/usuario
  • Toda la administración se realiza desde una única base de datos
  • Diferentes métodos de notificación al usuario
  • Fácil instalación basada en Lotus Notes
  • Se instala desde un cliente de Lotus Notes a todos los servidores
Características de Mail Attender Enterprise para Exchange y ficheros PST

Mail Attender Enterprise ejecuta politicas corporativas de almacenamiento de correo electrónico a través de reglas, que buscan los elementos (correos electrónicos, datos adjuntos, ficheros PST, etc) coincidentes sobre los que se fuerzan acciones, como el borrado, archivado externo, compresión de ficheros adjuntos, compactación de ficheros PST o, simplemente, generación de informes que permitan tener un conocimiento exacto del contenido de los almacenes corportativos de correo electrónico. A través de su consola web las reglas se pueden generar desde cualquier PC conectado a la intranet o Internet y se pueden aplicar a un conjunto concreto de buzones, carpetas públicas o ficheros PST, o a su totalidad. Mail Attender Enterprise no interrumpe el servicio de correo electrónico.

  • Incluir o excluir: lista de servidores, lista de buzones y lista de carpetas (incluyendo patrones y comodines).
  • Expiración automática de la regla por fecha.
  • Ejecutar programas, scripts y ficheros batch.
  • Identificar buzones con el Asistente fuera de la Oficina activado.
  • Notificar al usuario n veces antes de realizar una acción.
  • Aplicar reglas al resultado de una consulta previa.
  • Acciones múltiples sobre datos adjuntos:
    • Comprimir ficheros adjuntos.
    • Borrar datos (dejando o no huella).
    • Exportar ficheros adjuntos a unidad de red local o remota.
    • Copiar o mover a otro buzón o carpeta pública.
    • Redireccionar a una o más direcciones.
    • Reemplazar ficheros adjuntos con un enlace directo.
    • Importar ficheros adjuntos basado en enlaces directos.
    • Actualizar paths de enlaces directos a datos adjuntos.
  • Identificar ficheros adjuntos basados en múltiples criterios:
    • Por nombre (incluyendo patrones y comodines).
    • Por tamaño usando un rango o especificando un límite.
    • Por tipo (*.vms, *.mp3,…).
    • Por edad (desde años a minutos).
    • Por ruta a un enlace directo.
    • Por contenido.
  • Gestionar parámetros de cuotas sobre buzones.
  • Configurar cuotas específicas o por defecto sobre los buzones.
  • Poner o quitar lo límites de cuotas de forma global.
  • Incrementar o reducir los límites de cuotas sobre todos los buzones una cantidad específica.
  • Identificar buzones por el estado de su cuota.